Cara membuat proposal beserta strukturnya adalah bagian yang penting diketahui sebelum membuat proposal. Setelah memahaminya, barulah proposal yang berkualitas dihasilkan dan mampu mengaet banyak sposor. Namun proses pembuatan proposal tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Proses pembuatan yang sembarangan, akan menghasilkan proposal yang buruk. Karenanya, pengalaman menulis dan pemahaman cara pembuatannya perlu disimak secara seksama.
Proposal dapat dikatakan sebagai rancangan kegiatan. Didalamnya tersedia rangkaian acara, hingga jumlah dana yang dibutuhkan. Serta tersedia pula sebuah penawaran menarik untuk calon sponsor agar dapat mendanai acara. Lantas, bagaimana cara membuat dan struktur proposal yang baik dan berkualitas? Setidaknya terdapat 11 struktur yang harus dimiliki sebuah proposal. Apa saja bagian-bagian yang dimaksud? Anda dapat mengetahuinya dalam bagian selanjutnya.
Baca juga : Fungsi Teks Prosedur dan Cara Membuatnya
Struktur Proposal
Sebelum membuat sebuah proposal, anda perlu mengetahui apa saja bagian-bagian yang ada didalamnya. Inilah beberapa bagian yang perlu diperhatikan didalamnya,
Latar Belakang
Pada bagian awal, anda harus membuat sebuah latar belakang proposal, yang dikenal degan bagian pendahuluan. Bagian ini berisikan alasan mengapa acara atau kegiatan ini perlu dilakukan. Dalam penulisannya mulailah dengan bahasan yang umum, kemudian kerucutkan dalam alasan khusus. Tulisan latar belakang yang baik, akan menarik sponsor untuk membiayai acara.
Nama Kegiatan atau Acara
Sebagai pengenalan, anda harus memasukan nama kegiatan yang akan diadakan dalam proposal yang disebar. Walaupun sederhana, usahakan untuk membuat nama kegiatan yang menarik. Tujuannya, agar penerima proposal dapat memahami kegiatan yang akan diselenggarakan. Serta mempermudah untuk mengingat nama acara yang akan diadakan.
Tema Kegiatan
Bagian berikutnya adalah menjelaskan tema kegiatan. Tema kegiatan atau acara selalu berbeda. Anda perlu menentukan, apakah tema yang akan diambil dalam acara. Setelahnya, jelaskan dalam proposal secara lengkap dan detail. Tujuannya, agar pembaca dapat memahami tema kegiatan dan tertarik untuk menjadi bagian dari salah satu sponsor.
Tujuan Kegiatan
Setelah menjelaskan tema dan nama acara, langkah berikutnya adalah memasukkan tujuan kegiatan. Biasanya sponsor sangat memperhatikan tujuan dari sebuah acara. Jika dirasa sesuai dengan CSR yang diadakannya, maka tidak menutup kemungkinan proposal akan segera di acc. Terlebih jika proposal yang dibuat dinilai cukup menguntungkan perusahaan.
Jenis Kegiatan
Jenis kegiatan dalam proposal harus dijelaskan dengan lengkap. Ada beberapa jenis kegiatan yang dapat dilakukan, seperti bantuan sosial, kegiatan amal ataupun acara lainnya. Jenis kegiatan harus disesuaikan dengan tema kegiatan yang dilakukan. Sehingga tidak bertolak belakang dengan seluruh rangkaian acara yang diadakan dan tidak menimbulkan pertanyaan sponsor.
Sarana Promosi
Kegiatan yang diadakan tentu bekerja sama dengan banyak pihak. Pihak-pihak inilah yang akan membantu untuk promosi. Sarana promosi ini perlu dicantumkan dalam proposal kegiatan. Bentuk sarana promosi yang digunakan dalam acara dapat mendukung untuk menarik perhatian sponsor. Semakin banyak sarana promosi, maka semakin menarik untuk calon sponsor.
Estimasi Dana
Bagian terpenting dalam sebuah proposal adalah bagian anggaran atau dana. Seluruh pengeluaran dalam acara perlu dituliskan secara lengkap. Tanpa adanya estimasi dana, proposal dianggap tidak utuh dan tidak dapat digunakan. Karena melalui estimasi danalah, perusahaan atau sponsor akan menentukan berapa besaran dana yang akan dikucurkan.
Susunan Kepanitian
Selanjutnya perlu dibuat sebuah susunan kepanitiaan. Susunan kepanitiaan akan menunjukkan siapa saja orang yang bertanggung jawab dalam kegiatan yang diadakan. Jadi, acara dianggap legal karena mendapatkan persetujuan dari orang-orang tersebut. Hal ini pun dapat membantu sponsor untuk menghubungi panitia acara.
Lembar Pengesahan
Selanjutnya, panitia harus menyiapkan sebuah lembar khusus yang dikenal sebagai lembar pengesahan. Bagian ini berisi beberapa tanda tangan pengesahan proposal, seperti ketua panitia, kepala sekolah atau dekan, serta beberapa orang berwenang lainnya. Penandatangan proposal, akan membuktikan bahwa kegiatan telah diberi izin dan siap untuk dilaksanakan.
Lampiran
Sudah selesai dengan lembar pengesahan? Anda perlu memasukkan lembar lainnya. Lembar yang dimaksud adalah lembar lampiran. Pada bagian ini merupakan lampiran berupa penjelasan kerjasama yang akan diadakan. Lengkap dengan berbagai fasilitas yang akan diberikan pada sponsor. Seluruhnya perlu dijelaskan secara rinci, agar pihak sponsor dapat memahaminya.
Surat Tembusan
Bagian ini tidak selalu harus ada dalam sebuah proposal. Biasanya surat tembusan dibutuhkan untuk penjelasan perizinan, bila acara yang diadakan adalah acara yang cukup besar. Namun kegiatan yang tidak terlalu besar, tidak membutuhkan surat tembusan. Intinya, bagian ini hanya digunakan jika dibutuhkan atau optional.
Itulah struktur sebuah proposal yang baik dan benar. Anda perlu menentukan, apakah seluruh bagian akan dimasukkan dalam proposal. Jika tidak, tinggalkan dan lanjutkan pada struktur selanjutnya.
Cara Membuat Proposal
Karena akan membahas tentang cara membuat dan struktur proposal, maka bagian ini akan menjelaskan bagaimana cara membuatnya. Penjelasannya, ada dibawah ini,
Penentuan Topik
Topik adalah kunci dari sebuah proposal yang akan dibuat. Topik akan berperan penting untuk menjelaskan tujuan, izin dan pendanaan. Singkatnya, tanpa topik penjelasan dalam proposal akan melenceng. Proposal tidak akan menarik perhatian sponsor dan acara yang diadakan akan berantakan. Karenanya penentuan topik yang tepat menjadi hal utama yang harus dilakukan.
Pemahaman Struktur Proposal
Dalam menyusun sebuah proposal, bagian yang harus diperhatikan adalah struktur penulisan. Anda dapat menyesuaikannya degan struktur yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya. Bagian-bagian optional, perlu ditentukan untuk dimasukkan atau tidak. Namun bagian utama, seperti tema, tujuan dan estimasi anggaran perlu dimasukkan dengan detail.
Kerangka Proposal
Sebelum menuliskannya secara langsung, ada baiknya membuat kerangka dahulu. Kerangka dibuat untuk menghasilkan proposal yang teratur dan rapi. Serta menghindari terjadinya kesalahan cetak, yang akan menambahkan pendanaan. Pembuatan kerangka, dapat diselesaikan bersama seluruh panitia. Sehingga panitia memahami seluruh isi proposal dan kegiatan.
Perhatikan Format
Bahasa yang digunakan dalam sebuah proposal adalah bahasa baku. Anda tidak diperkenakan menggunakan bahasa pasaran atau non baku. Karena proposal termasuk dalam surat resmi, karenanya bahasa yang digunakan adalah bahasa resmi pula. Penggunaan bahasa non baku, akan dianggap tidak sopan oleh penerima proposal, bahkan proposal akan ditolak.
Objektif
Walaupun anda bekerja sebagai panitian kegiatan, dalam membuat proposal bersikaplah objektif. Buatlah proposal yang jujur dan sesuai dengan keadaan di lapangan. Pastikan bahwa seluruh data yang dimasukkan adalah data fakta. Pemalsuan data dalam proposal dapat merugikan, karena jika ketahuan dapat memberikan dampak pada acara bahkan secara hukum.
Dalam membuat sebuah proposal yang baik, anda tidak dapat membuatnya secara asal. Proses cara pembuatan dan struktur proposal perlu dipikirkan dengan matang. Sehingga proposal yang dihasilkan adalah proposal yang berkualitas. Serta, dapat menjaring banyak sponsor untuk memenuhi seluruh anggaran yang dibutuhkan dalam acara.
